Gemäß den Anweisungen des Innenministeriums (MOHA) und der Einwanderungsbehörde Malaysias sind mit Wirkung des 18. November 2025 strengere Compliance Anforderungen für Unternehmen eingeführt worden.
Hierzu möchten wir Sie über eine neue Bekanntmachung bezüglich der obligatorischen Verkürzung von Aufenthaltsgenehmigungen und des Ausreiseverfahrens für Inhaber eines Employment Pass (EP) und Professional Visit Pass (PVP) für Fachkräfte informieren.
Was wurde ab dem 18. November neu geregelt?
- Anforderung zur Verkürzung der Aufenthaltsgenehmigung vor der endgültigen Ausreise
Alle Unternehmen sind nun verpflichtet, die Aufenthaltsgenehmigungen ihrer ausländischen Mitarbeiter zu verkürzen, bevor diese Malaysia endgültig verlassen.
Der Antrag auf Verkürzung der Aufenthaltsgenehmigung muss über das Online-Konto des malaysischen Unternehmens bei ESD/eXpat ICT/XPATNOVA eingereicht werden. Nach der Genehmigung wird ein Shorten Pass Slip (Formular zur Verkürzung der Aufenthaltsgenehmigung) ausgestellt, das vom Online-Portal heruntergeladen werden kann. Der Expatriate muss diesen Passverkürzungsbeleg während des gesamten Ausreisevorgangs aufbewahren und auf Verlangen vorlegen.
Zu Ihrer Information: Die Verkürzung des ePasses dauert in der Regel etwa 1 bis 3 Werktage und kann beantragt werden, sobald der Pass bestätigt wurde. Wenn sich Ihre Expatriates nur für einen kurzen Zeitraum (d. h. 2 bis 3 Wochen) in Malaysia aufhalten werden, empfehlen wir Ihnen, ihre Rückflugtickets im Voraus zu kaufen. So kann der Antrag auf Verkürzung unverzüglich gestellt werden, sobald der Pass bestätigt wurde.
- Ausreisegenehmigung für Inhaber abgelaufener Pässe
Ab dem 18. November 2025 muss das Unternehmen, wenn bis zum Ablaufdatum des ePasses kein Antrag auf Verlängerung oder Passverkürzung gestellt wurde, über das Online-Konto des Unternehmens bei ESD/eXpat ICT/XPATNOVA eine Ausreisegenehmigung beantragen.
Eine Ausreisegenehmigung ist nur erforderlich, wenn bis zum Ablaufdatum des Passes des Expatriates kein Antrag auf Verlängerung oder Verkürzung gestellt wurde. Wenn der Pass des Expatriates vor seiner endgültigen Ausreise aus Malaysia verkürzt wurde, ist keine Ausreisegenehmigung erforderlich.
Diese Ausreisegenehmigung muss innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf des Passes eingereicht werden. Bei Nichtbeachtung kann der Zugriff auf das ESD/eXpat ICT/XPATNOVA-Konto eingeschränkt werden, einschließlich der Unmöglichkeit, neue Anträge einzureichen oder zu bezahlen, bis die Ausreisegenehmigung abgeschlossen ist.
Falls Sie kein festes Rückreisedatum haben oder nicht genügend Zeit für die Verkürzung der Pässe haben, kann Ihr Unternehmen stattdessen einen Antrag auf Ausreisegenehmigung stellen. Wie bereits erwähnt, kann dieses Verfahren erst nach Ablauf des Passes eingeleitet werden und muss innerhalb von 30 Tagen nach Ablaufdatum eingereicht werden. Der Zweck der Ausreisegenehmigung besteht darin, zu bestätigen, dass der Expatriate Malaysia verlassen hat, was durch Nachweise wie eine Kopie des Reisepasses mit Ausreisestempel oder eine Bordkarte für Expatriates, die über e-Gate ausgereist sind, belegt werden muss.
Wichtig zu wissen, dass die Anforderung für die „Pass-Shortage“ oder exit clearence nur gilt, sobald bestätigt ist, dass der Mitarbeiter nicht unter demselben Pass nach Malaysia zurückkehren wird.
Wenn der Mitarbeiter mehrfach unter demselben Pass nach Malaysia einreist, muss er nicht bei jedem Verlassen Malaysias einen Antrag auf „Pass-Shortage“ oder exite clearence stellen, sondern nur bei seiner endgültigen Ausreise aus Malaysia unter diesem Pass, nach der er nicht mehr unter demselben Pass zurückkehren wird. Dies ist also gerade auch von Bedeutung für Mitarbeiter, die regelmäßig mit kurzen Unterbrechungen nach Malaysia ein und ausreisen müssen, beispielsweise bei Montagen oder Wartungsarbeiten etc.
Bitte beachten Sie, dass das Verfahren zur Ausreisegenehmigung bis zu 30 Tage dauern kann und dass die Nichtbeachtung dieses Verfahrens zur Sperrung des ESD-Kontos des Unternehmens führen kann, wodurch die Einreichung neuer oder Verlängerungsanträge bis zur Vorlage der Genehmigung verhindert wird.
„Sie sehen, andere Länder stellen ebenfalls ihre Prozesse zur Überwachung von Einreisen und Ausreisen um, da damit mehr Kontrolle der Anwesenheiten von Expatriates gewährleistet wird,“ erklärt Kai Mütze, Geschäftsführer der IAC Unternehmensberatung. „Wir empfehlen unseren Unternehmen dringend, die neuen Vorgaben umzusetzen und einzuhalten, da bei Nichtanwendung Sanktionen wir Einreisesperren ausgesprochen werden können.“
Die IAC Unternehmensberatung GmbH ist Ihnen gerne bei entsprechenden Antragstellungen behilflich. Kontaktieren Sie uns!
