Unternehmen, die innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz tätig sind, stehen vor einer Herausforderung. Denn egal ob sie Mitarbeiter über Monate hinweg entsenden oder ob es sich um eine Dienstreise von wenigen Tagen handelt – Arbeitgeber müssen aktiv werden, um ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen.
Konkret geht es um die Entsendebescheinigung A1. Wieso muss diese bei jedem Mitarbeitereinsatz innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz beantragt werden? Ist das wirklich zwingend? Welche Folgen kann eine fehlende Bescheinigung haben? Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass sie für ihre Mitarbeiter auch bei kurzen Dienstreisen ab dem ersten Tag eine Entsendebescheinigung A1 beantragen müssen – dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Meeting, einen Messebesuch oder eine Montagetätigkeit handelt. Das wird in den Gastländern, besonders in Frankreich, Österreich, Dänemark und Belgien, auch immer häufiger kontrolliert – teils bereits am Flughafen, beim Betreten des Firmengeländes oder ganz zufällig bei einer Polizeikontrolle auf der Autobahn oder im Hotel. Kann ein Mitarbeiter keine Entsendebescheinigung vorzeigen, kann ihm der Zutritt auf das Firmen- oder Messegelände verwehrt werden. Außerdem drohen Strafzahlungen. Wenn es sich um einen spontanen Einsatz handelt und die Bescheinigung nicht rechtzeitig vorliegt, sollten Unternehmen das umgehend nachholen und ihrem Mitarbeiter eine Kopie des Antrags mitgeben – dann kann er bei einer Kontrolle zumindest nachweisen, dass die Bescheinigung beantragt wurde. Viele Länder akzeptieren das und sehen von einer Geldstrafe ab. Anfang 2019 kursierten Gerüchte, dass es bei der Entsendebescheinigung Erleichterungen geben soll oder diese sogar abgeschafft wird. In der Tat hatten das Europäische Parlament, die Kommission und der Rat über Vereinfachungen nachgedacht. Davon ist bislang jedoch nichts umgesetzt worden. Daher muss die Entsendebescheinigung nach wie vor ab dem ersten Tag beantragt und dem Mitarbeiter ausgehändigt werden – es gibt hier keine Ausnahmeregelungen. Auch wenn sich bei dem Einsatz etwas ändert, muss dies der Sozialversicherungsbehörde gemeldet werden. Sollte sich beispielsweise die geplante Dienstreise verlängern oder verkürzen oder gänzlich abgesagt werden, so ist die Entsendebescheinigung anzupassen oder zu stornieren. Zusätzlich sollten Arbeitgeber prüfen, ob es neben der A1-Pflicht im jeweiligen Mitgliedstaat noch weitere Melde- und Registrierungspflichten gibt – damit Dienstreisen und Auslandseinsätzen nichts im Wege steht. Den vollständigen Artikel entnehmen Sie bitte der Hessischen Wirtschaft (Ausgabe Dezember 2019/ Januar 2020, S. 39).
