Meldepflichten in der EU: Das sollten Unternehmen wissen

Seitdem die Corona-Beschränkungen in fast allen Ländern der EU/EWR aufgehoben oder zumeist gelockert wurden, nimmt der berufsbedingte Reiseverkehr wieder zu. Unternehmen, die Mitarbeiter im Ausland einsetzen, müssen sich daher wieder verstärkt mit den verpflichtenden Themen A1-Bescheinigungen und EU Registrierungen auseinandersetzen.

Die Verschärfung von Meldepflichten innerhalb der EU und des EWR hat in den letzten Jahren verstärkt zugenommen. Ein Grund hierfür sind die Reformen der Entsenderichtlinie (96/71/EG) in 2014 und 2018, welche bereits ins nationales Recht umgesetzt wurden. Diese Richtlinien enthalten Vorschriften, dass sich in einen anderen Mitgliedstaat entsandte Arbeitnehmer auf die Rechte und auch Pflichten berufen können, die im Zielland gelten – obwohl sie nach wie vor dem Recht des Heimatlands unterliegen.

Dadurch gelten für entsandte Arbeitnehmer aus EU-Ländern die gleichen Vergütungsvorschriften wie im Aufnahmemitgliedstaat, so wie sie in Rechtsvorschriften oder allgemein verbindlichen Tarifverträgen festgelegt sind. Um dies prüfen zu können wird das Augenmerk der zuständigen Behörden verstärkt auf die bereits bestehenden Meldepflichten gelegt. Hierbei gibt es aber das Problem, dass die Meldeverfahren von Staat zu Staat stark variieren. Oftmals gibt es Ausnahmen bei bestimmten Tätigkeiten oder es treffen gesonderte Vorschriften für das Transportgewerbe zu.

In der Regel sind Reisen zur Dienstleistungserbringung meldepflichtig, wohingegen Geschäftsreisen zum Zweck der Besprechung ohne Kostenweiterbelastung an den Kunden von einer Meldepflicht und aller damit verbundenen Anforderungen befreit sind. Um die Meldepflicht Ihrer Dienstreise zu prüfen können sie einfach unseren Reisekonfigurator hinzuziehen. Unter Angabe des Ziellandes, der Staatsbürgerschaft und der Tätigkeit erfahren Sie in einem Klick, ob eine Pflicht zur Meldung vorliegt.

Abhängig vom Tätigkeitsstaat kann die Pflicht zu Benennung eines Vertreters bestehen, der während des Entsendezeitraums spezielle Pflichten zu erfüllen hat. Außerdem sind gesonderte Dokumentationsvorschriften einzuhalten. Egal in welchem Land der Mitarbeiter tätig wird bzw. gemeldet werden muss – das bürokratische Verfahren ist in jedem Land anders, stets komplex sowie voller Ausnahmen und Besonderheiten. Zwar stellen viele nationale Behörden Informationsblätter in englischer Sprache zur Verfügung, die Meldeprozesse sind dennoch teilweise nur in Landessprache verfügbar. Des Weiteren ergeben sich fortlaufend Änderungen in den einzelnen Ländern, die akribisch beachtet werden müssen.

Vorlaufzeiten zur Meldung variieren stark. Es lässt sich zwar festhalten, dass die Meldung vor Beginn des Auslandseinsatzes vorliegen muss und nicht nachträglich gestellt werden kann, aber beispielsweise die Schweiz sieht eine Frist von 8 Tagen vor Beginn des Auslandseinsatzes vor.

Nichteinhaltung der Meldepflichten sind mit hohen Haftungsrisiken verbunden. Wer gegen Meldepflichten verstößt, verstößt gegen geltendes Landesrecht und riskiert hohe Strafen, die sogar zum Dienstleistungssperre führen können. Die Schweiz verhängt beispielsweise Sanktionen von bis zu 36.000 Euro pro Mitarbeiter und verweigert im schlimmsten Fall den Zutritt des betroffenen Entsandten zu den Betriebsräumen. Frankreich geht sogar so weit, dass Unternehmen bei Pflichtverletzungen sogar mit bis zu einer halben Million Euro Strafe rechnen müssen. Weitaus schlimmer als Geldbußen trifft ein Unternehmen der Ausschluss von der Marktteilnahme im Gastland, welcher bei wiederholt pflichtwidrigem Verhalten drohen kann. Solche Einbußen können dabei ebenfalls aufgrund des Reputationsverlustes bei Auftraggebern im Gastland entstehen.

Aufgrund der großen Aktualität dieses Themas sowie der politischen Entwicklung innerhalb der EU und der damit verbundeneren Verschärfungen der bestehenden Regelungen, drohen immer häufiger Kontrollen im Ausland sowie internationaler Projekte durch speziell dafür eingerichtete Aufsichtsbehörden. Diese Kontrollen können dabei ebenfalls bereits beendete Einsätze betreffen.

Unabhängig von der Meldepflicht gibt es auch die Erforderlichkeit einer A1-Bescheinigung. Fehlt bei der Entsendung eines Arbeitnehmers eine aktuelle A1-Bescheinigung, so drohen dem Arbeitgeber Geldstrafen. Bevor der Arbeitnehmer also zur Arbeit beispielsweise von Polen ins Ausland geschickt wird – sei es im Rahmen einer Dienstreise oder einer Entsendung – ist zu ermitteln, welches Sozialversicherungsrecht zur Anwendung kommt. Dies wird durch die Vorschriften über die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit geregelt. Der allgemeine Grundsatz in der EU-Verordnung 883/2004 besagt, dass die betreffende Person zum betreffenden Zeitpunkt nur einem Sozialversicherungssystem unterliegt – es sollte das System des Landes sein, in dem die Arbeit geleistet wird.

Zusammenfassend sind folgende Herausforderungen beim Thema Meldepflichten hervorzuheben.

  • Variierende Bestimmungen und Meldeverfahren in den einzelnen Ländern
  • Hoher bürokratischer Aufwand
  • Sprachbarrieren in den einzelnen Portalen/Meldeverfahren durch nichtvorhandensein von englischen Informationen
  • Spezielle Anforderungen und der damit verbundene zeitliche Aufwand
  • Verpflichtung der Angabe von unternehmensspezifischen Daten
  • Erforderliche Vorlaufzeiten

Für Personalabteilungen bedeuten die EU-Meldepflichten, dass Dienstreisen wie Entsendungen frühzeitig und präzise vorbereitet werden müssen. Sie sind gezwungen, sich mit den arbeitsvertraglichen Vorschriften des Beschäftigungsstaates, den lokalen Mindestlöhnen (und einer ggf. notwendigen Anpassung) sowie einer ausführlichen Prüfung der geplanten Auslandstätigkeit eines Mitarbeiters auseinandersetzen. Unter Umständen sollten Personaler zudem vorzeitig mit einer Kontaktperson im Tätigkeitsstaat interagieren, um diese etwa als Vertreter zu benennen.

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